Säkra digitala möten – hur säkert är ert möte?

Säkra digitala möten blir allt viktigare när känslig och konfidentiell information hanteras digitalt. Samtidigt är digitala möten idag en självklar del av arbetsdagen – vi klickar på en länk, ansluter med kamera och mikrofon och börjar prata. Men när mötet innehåller känslig eller konfidentiell information behöver säkerhetsfrågan gå längre än att mötet är lösenordsskyddat eller att kommunikationen är krypterad.

Vem deltar egentligen? Hur identifieras deltagarna? Vilken information skapas under mötet – och vad händer med den när mötet är avslutat?

Här är några av de frågor som är värda att ställa när ett digitalt möte kräver en högre nivå av kontroll.

1. Vet ni vem som faktiskt deltar?

I ett vanligt digitalt möte är det ofta enkelt att ansluta. En länk skickas ut och deltagaren klickar sig in.

Det är smidigt – men i vissa typer av möten behöver organisationen också kunna säkerställa vem som faktiskt befinner sig på andra sidan skärmen.

Det kan exempelvis handla om möten där personuppgifter, juridiska frågor, interna beslut eller annan känslig information diskuteras.

Då kan en vanlig möteslänk vara otillräcklig.

Beroende på verksamhetens krav kan deltagare istället identifieras genom exempelvis PIN-kod, BankID, organisationens egen identitetsleverantör (IdP) eller SSO.

Alla möten behöver inte samma nivå av identifiering. Det viktiga är att organisationen kan välja en nivå som motsvarar informationen som ska hanteras.

2. Hur skyddas kommunikationen?

Kryptering är en central del av säker digital kommunikation.

Men frågan bör inte enbart vara:

Är mötet krypterat?

Det är minst lika viktigt att förstå hur informationen hanteras genom hela mötet och vilka system som är involverade.

Det gäller särskilt organisationer där deltagare ansluter från olika miljöer – exempelvis via webbläsare, datorer, mobila enheter eller professionella videokonferensrum.

Säkerheten behöver fungera genom hela kedjan.

3. Vilken information skapas under mötet?

Ett digitalt möte består av mer än bild och ljud.

Under mötet kan deltagarna exempelvis använda chatt, dela information eller skapa en inspelning. Samtidigt kan teknisk information och metadata genereras i samband med mötet.

Det innebär att säkerhetsarbetet inte bara bör handla om det som sägs framför kameran.

Organisationen behöver också förstå vilken information som skapas runt själva mötet och hur den hanteras.

4. Vad händer när mötet avslutas?

Det här är en fråga som lätt glöms bort.

När deltagarna lämnar ett fysiskt mötesrum är mötet slut. I en digital miljö kan däremot information finnas kvar.

1. Vad händer med chatten?

2. Finns metadata kvar?

3. Har mötet spelats in?

4. Hur länge sparas informationen?

5. Vem kan komma åt den i efterhand?
   

För organisationer som hanterar känslig information kan kontrollen efter mötet vara minst lika viktig som säkerheten under själva samtalet.

5. Var behandlas informationen?

Nästa fråga är geografisk – och juridisk.

Var behandlas informationen från mötet och vilken jurisdiktion gäller?

För verksamheter med höga krav på informationssäkerhet kan det vara viktigt att veta var infrastrukturen finns och vilka regelverk informationen omfattas av.

Det handlar inte om att en och samma lösning är rätt för alla organisationer.

Det handlar om att kunna fatta ett medvetet beslut baserat på verksamhetens krav och vilken typ av information som ska kommuniceras.

6. Hur hanteras externa deltagare?

Många digitala möten sker inte enbart mellan personer inom den egna organisationen.

Kunder, patienter, konsulter, leverantörer och samarbetspartners kan behöva delta utan att ha ett konto i organisationens interna system.

Då uppstår ytterligare frågor.

Hur bjuds personen in?

Hur verifieras identiteten?

Vilken information får deltagaren tillgång till?

En säker mötesmiljö behöver därför kunna kombinera kontroll med enkel tillgänglighet för externa deltagare.

Säkra digitala möten behöver inte vara komplicerade

Högre säkerhet ska inte behöva innebära en sämre användarupplevelse.

Deltagaren ska fortfarande kunna förstå hur man ansluter och genomföra mötet utan onödiga tekniska hinder.

Samtidigt ska organisationen kunna bestämma vilken säkerhetsnivå som krävs.

Det är balansen mellan säkerhet, kontroll och användarvänlighet som blir avgörande.

Secure Meeting – när mötet kräver mer kontroll

Alla digitala möten behöver inte samma säkerhetsnivå.

Men för möten där känslig eller verksamhetskritisk information hanteras kan det finnas behov av större kontroll över både deltagare och information.

Det är för dessa situationer Splitvisions erbjuder Secure Meeting.

Secure Meeting är en videomötestjänst för verksamheter som behöver en kontrollerad miljö för digital kommunikation. Tjänsten körs i svensk molninfrastruktur och organisationen kan välja olika nivåer av identifiering, exempelvis egen IdP, BankID eller SSO.

Deltagare kan ansluta direkt via webbläsaren utan att installera en separat applikation. Secure Meeting kan även integreras med befintliga videokonferensmiljöer via SIP och H.323 och har stöd för funktioner som chatt, streaming och inspelning.

Det innebär att organisationen kan skapa en säkrare mötesmiljö utan att användarupplevelsen behöver bli onödigt komplicerad.

Börja med rätt frågor

Att bedöma säkerheten i ett digitalt möte behöver inte börja med tekniska specifikationer.

Börja istället med verksamheten:

• Vilken information ska diskuteras?

• Vilka ska delta?

• Hur behöver deltagarna identifieras?

• Vilken information skapas under mötet?

• Vad ska finnas kvar när mötet avslutas?

• Var får informationen behandlas?
  

När organisationen kan svara på de frågorna blir det betydligt enklare att avgöra vilken säkerhetsnivå ett digitalt möte faktiskt behöver.

Alla möten behöver inte samma skydd – men organisationen behöver veta när ett möte kräver mer.

Vill ni veta mer om Secure Meeting?

Secure Meeting är utvecklat för verksamheter där kontroll, säkerhet och enkel användning behöver fungera tillsammans.

⁠Läs mer om Secure Meeting : https://www.securemeeting.eu/